Aprendamos a Costear

Personas que tienen pequeños negocios muchas veces viven el día a día sin saber cuánto es lo que realmente ganan. Manejan liquidez pero no conocen con exactitud si la cantidad de producción y ventas de su negocio les está brindando la rentabilidad que debiera ser. La respuesta es porque no saben identificar adecuadamente sus costos y gastos, que los podría ayudar a llevar un control eficiente de su negocio. Las empresas grandes sí saben cómo clasificar sus costos y gastos e incluso utilizan para ello softwares especializados. Esto les permite determinar con exactitud su punto de equilibrio y el nivel de su rentabilidad por producto. Por supuesto, la idea es que las micro y pequeñas empresas también aprendan a costear adecuadamente, apoyándose básicamente en una plantilla en Excel.

Como primer punto, debemos conocer la diferencia entre lo que es un costo y un gasto. Mientras que un costo es el desembolso que se realiza para producir un determinado producto; el gasto es el desembolso general que realiza la empresa para el desarrollo de sus actividades; es decir, el gasto es el desembolso causado por la administración de la empresa . Ejemplo: los gastos de administración y de ventas aplicados dentro de una oficina (salarios administrativos, publicidad, útiles de oficina, capacitación, vendedores, limpieza y vigilancia, servicios básicos, depreciación, mantenimiento de equipos de oficina, etc.).

Los diferentes tipos de costos son:

1. Costos fijos: Son costos que no varían con los cambios en el volumen de las ventas o en el nivel de producción. Estos costos se producen efectúese o no la producción o la venta, o se realice o no la actividad del negocio. Ejemplo: alquileres, salarios administrativos, costos financieros, servicios básicos, etc. Generalmente los gastos de administración se consideran dentro de la estructura de gastos o costos fijos. 

Para el buen funcionamiento de un negocio es necesario controlar y disminuir los costos fijos ya que éstos afectan económicamente al negocio.

2. Costos variables: Son costos que varían en proporción al volumen de ventas o al nivel de la actividad. Es decir, a más ventas se producen más costos variables. Ejemplo: las materias primas o las compras de mercaderías, la mano de obra directa, etc.

El manejo de costos variables hace que las empresas sean mucho más adaptables a las circunstancias cambiantes del mercado.

3. Costos semivariables: Tienen una parte fija y variable: Ejemplo: Planilla de vendedores, telefonía.

Los costos fijos y variables pueden a su vez ser costos directos e indirectos. Los costos directos se pueden identificar plenamente con el producto, servicio, proceso o departamento. Integran físicamente el producto o tocan directamente el producto dentro de la fábrica. Ejemplo: Materiales Directos o materia prima directa (costos variables), mano de obra directa como la planilla de los operarios (costos variables).

Los costos indirectos de fabricación: Es difícil asociarlos con un producto o servicio, ya que no tienen una relación directa; es decir no tocan directamente el producto, son de apoyo dentro de la "fábrica". Para su asignación se deben prorratear. Ejemplos: La depreciación (costo fijo), mantenimiento de maquinaria y equipo (costo fijo), servicios generales o suministros como agua, luz, teléfono (costos fijos) , mano de obra indirecta como los salarios de los supervisores, vigilancia, jefes de planta, (costos fijos).

¿Y cuál es la importancia de separar los costos fijos y variables? Pues es importante para diseñar el punto de equilibrio, analizar las variaciones y garantizar un mejor control de los costos. Entonces, ¿qué entenderíamos por punto de equilibrio? El punto de equilibrio es aquella cantidad de producto que debe elaborar y vender la empresa como mínimo para cubrir los gastos fijos que ésta genera; en otras palabras es el nivel de actividad en el que la empresa ni gana ni pierde su dinero, por lo tanto el beneficio es igual a cero.  Si producimos por encima del nivel de equilibrio obtendremos ganancias y si producimos por debajo del nivel de equilibrio, obtendremos pérdidas.

Veamos un ejemplo claro: *Determinar costos variables, costos fijos, precio de venta y punto de equilibrio de la producción de 600 calzados mensuales de la empresa colombiana de calzado femenino "Nice Shoes". Empecemos clasificando los costos, sin considerar el impuesto a las ventas:

Hallemos el costo total para un par de zapatos:

CT=  Costos variables+(Costos fijos/producción esperada)

CT     = 7,600+ (762,666/600)

CT    = $8,871.11  Lo que la empresa invierte para elaborar un par de calzado.

Calculado el CT del producto se procede al cálculo del precio de venta del producto:

PV= CT+ (CT* x % de ganancia esperada)

PV= $8,871+($8871 x 40%)

PV= $8871+$3,548.40

PV= $12,419.40 Cada par se puede vender en $12,420.

Ahora saquemos el punto de equilibrio:

PE= CF/(PV-CV)

PE=  $762,666/ ($12420-$7,600) Recordemos que el CV ya está dado a nivel unitario.

PE= $762,666/ $4,820

PE= 158,23 La empresa mensualmente debe producir como mímimo 158 pares de calzado para no ganar ni perder.

Una vez desarrollado estos pasos, el negocio estará preparado para hallar su rentabilidad real a través de un Estado de Ganancias y Pérdidas, tema que será materia en un próximo artículo.